Per i suoi utenti Apps for Business, Google offre la possibilità di richiedere una conferma di lettura per i messaggi inviati. In pratica il destinatario, all’apertura della mail, visualizzerà una finestra in cui dovrà confermare di aver letto la comunicazione. Questa funzionalità è utilizzata da tempo da molti sistemi, ma Google ha introdotto alcune novità interessanti, soprattutto per le aziende in cui si effettua ingente traffico di mail in entrata ed uscita. L’amministratore, recandosi nella sezione ImpostazioniEmail come in figura, può scegliere fra tre configurazioni per le conferme di lettura:

  1. Non consentire l’invio delle conferme di lettura dei messaggi email: in questo caso, l’amministratore disabilita la possibilità sia di richiedere conferme di lettura dal destinatario che di rispondere a conferme di lettura richieste da parte del destinatario.
  2. Consenti l’invio delle conferme di lettura dei messaggi a tutti gli indirizzi nella mia organizzazione nonché ai seguenti indirizzi email: con questa configurazione attivata, gli utenti potranno inviare conferme e richiedere conferme di lettura a tutti gli utenti dell’organizzazione e ai collaboratori esterni specificati nel box sottostante, per un massimo di 100 indirizzi non inclusi nell’organizzazione. Tramite il segno di spunta appena sotto (“Chiedi all’utente per ciascuna richiesta di conferma di lettura”), è possibile scegliere tra la restituzione automatica o manuale delle conferme di lettura. nel secondo caso, all’utente Google Apps comparirà un popup per consentire quindi la scelta.
  3. Consenti l’invio delle conferme di lettura dei messaggi a tutti gli indirizzi email: scegliendo l’ultima tra le configurazioni, l’amministratore consentirà a tutti gli utenti di restituire e richiedere conferme a tutti gli indirizzi email, anche quelli esterni all’organizzazione.
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La restituzione delle conferme di lettura funzionano in maniera ottimale utilizzando il portale webmail di Google, mentre per quanto riguarda l’utilizzo di client POP/IMAP o dispositivi mobili, Google specifica alcune condizioni: se utilizziamo un client POP, essendo POP un protocollo unidirezionale di download della posta da un server verso un client, Google non potrà ricevere le conferme di lettura da parte del nostro client e pertanto non verrà inviata alcuna notifica di lettura al mittente. Per quanto riguarda l’utilizzo di client IMAP invece, essendo IMAP un protocollo di comunicazione bidirezionale tra client e server, le conferme di lettura possono essere sia richieste che restituite al mittente; non tutti i client IMAP però supportano la gestione delle conferme di lettura, in particolar modo quelli su piattaforma mobile, questione che dipende comunque dai produttori dei client e non da Google. Non è ancora stata implementata la gestione delle conferme di lettura per i client che utilizzano Google Apps Sync, come ad esempio Office Outlook.
Come ultima precisazione segnaliamo che, in caso vengano ricevute mail da mailing list o alias di gruppo, le conferme di lettura non verranno inviate.

Richiede conferme di lettura è semplicissimo: durante la composizione di un nuovo messaggio email, nell’angolo in basso a destra è presente una freccia, premendola comparirà un menù che ci darà la possibilità di selezionare la voce “richiedi conferma di lettura“.
Cliccandoci sopra, la attiveremo.
Per chiarezza, questa opzione è da selezionare ogni volta si renda necessario ricevere una conferma di lettura e non è possibile attivarla come opzione predefinita.

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Possiamo ora inviare il messaggio, una mail ci notificherà l’avvenuta lettura da parte del destinatario.

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