Nella seguente guida vado a mostrare come effettuare l’invio di un comunicato dall’ufficio stampa di APT.

Il software utilizzato per l’invio è Directmail.

Attualmente la configurazione prevede che Lilly sia la responsabile del file archivio principale(e l’unica che può farvi modifiche) mentre gli altri possono solo lavorare  su copie di questo file.

Il file  Directmail gestito da Lilly contiene al suo interno una serie di contatti e può anche contenere uno storico di invii precedenti.
In genere quando si avvicina una spedizione Lilly, nel caso non sia già esistente, procede già a creare il gruppo di destinatari nel suo file. Una volta sincronizzato il file, questo nuovo gruppo sarà disponibile anche per gli altri utenti.

La sincronizzazione del file archivio viene effettuata in automatico ogni volta che Lilly accende il suo computer, o in modo manuale direttamente da lei.

Quindi nel caso dovessimo inviare un comunicato, il primo step sta nel collegarci alla cartella condivisa su NAS 232 >STAMPA(che gli utenti predisposti all’invio hanno già in genere nella barra come collegamento rapido) e scaricare il file directmail.

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Dentro alla cartella condivisa è anche presente un database filemaker contente maggiori info riguardo ai vari contatti, ma per la spedizione non è necessario.

Una volta scaricato il file in locale e aperto con il software apposito andiamo a vedere come costruire la nostra spedizione.

  1. Verificare di essere nella sezione “Messages”.
  2. Cliccare su “New Message”
  3. Controllare che in  “From Name” ci sia “Ufficio Stampa APT Servizi – Regione Emilia Romagna”
  4. Controllare che in  “From Email” ci sia “stampa@aptservizi.com”
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Lo step successivo consiste nel inserire i vari contenuti del comunicato.

Spesso l’ufficio stampa copia e incolla nel corpo della mail comunicati precedentemente scritti in word. È buona norma ripulire prima il testo con textwrangler( in modo da non portarci con noi formattazioni che possono generare problemi nella mail) e riformattare poi il testo all’interno di directmail.

Nel caso fosse necessario inserire una serie di loghi nel corpo della mail, il metodo usato normalmente consiste nel  impaginare i vari loghi con una tabella su word e farvi poi uno screen tramite gli appositi tasti cmd+ Shift + 4 e incorporare l’immagine nel corpo del messaggio.

Una funzione che è necessario conoscere è l’uso dei “Mail Merge Tag”

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I Mail Merge Tag non sono altro che dei codici che Directmail utilizza come segnaposto per indicare che il tag inserito verrà sostituito con il  valore presente nel campo corrispondente legato a ogni singolo destinatario. Tradotto sono i campi che permettono di creare la tipica mail con una serie di personalizzazioni legate alle informazioni del destinatario (es. “Ciao [full name] ” diventerebbe  “Ciao Pinco Pallino” ).

Spesso l’ufficio l’ufficio stampa utilizza inserire nell’oggetto della mail uno di questi merge tag utilizzando la seguente formulazione:

Att. [full name] da Fabio Grassi – <<  Oggetto del comunicato>>

Una volta completato la parte di inserimento dei contenuti del comunicato lo step successivo si svolgerà nella tab “Addresses”

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Nella tab “Addresses” non dovremo far altro che andare a selezionare i destinatari della nostra comunicazione andando a spuntare il check corrispondente a ogni indirizzo(3) all’interno di ogni Gruppo di contatti(2).

Nel caso dall’invio precedente ci fossero ancora presenti dei contatti spuntati e non si volesse rischiare di spedire anche a destinatari non voluti, una buona prassi sta nel posizionarsi, prima di iniziare la selezione dei contatti, sul gruppo in fondo all’elenco “All Addresses” e premere i tasti:

  1. cmd+A (che seleziona tutti i contatti)
  2. Tasto destro sui contatti selezionati e cliccare su Uncheck (se fosse presente solo la voce check, cliccare quella e poi ripetere lo step 2 e fare Uncheck)

I destinatari di ogni spedizione normalmente sono indicati da Lilly o dal committente dell’invio del comunicato.

Una volta completato la selezione dei destinatari resta solo da effettuare l’invio del comunicato. Per far questo andiamo a cliccare il pulsante “Send” in alto a destra.

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Nella schermata successiva andremo a selezionare i gruppi nei quali abbiamo selezionato i vari destinatari(1) facendo attenzione che i destinatari finali(2) siano il numero giusto rispetto a quelli a cui ci interessa spedire.

Se il tutto corrisponde mandare avanti la spedizione con il metodo E3 Delivery Service (3) tramite l’apposito pulsante “Send” (4).

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Una volta completato l’invio verificare dalla tab “Report” che lo status del messaggio sia “Sent”.

Nel caso il messaggio restasse in “Waiting” per diverso tempo ecco come procedere.

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